Benutzungsordnung Kommunal-Archiv

Benutzungsordnung für das Archiv der Verbandsgemeinde Dierdorf vom 11.09.2008

Der Verbandsgemeinderat der Verbandsgemeinde Dierdorf hat für die Benutzung des Archivs der Verbandsgemeinde Dierdorf am 11.09.2008 nachstehende Benutzungsordnung beschlossen:

§ 1  Geltungsbereich

Diese Ordnung regelt die Benutzung des im Archiv der Verbandsgemeinde Dierdorf verwahrten, erschlossenen Archivguts der Verbandsgemeinde Dierdorf sowie der ihr angehörenden Stadt Dierdorf und der Ortsgemeinden Großmaischeid, Isenburg, Kleinmaischeid, Marienhausen und Stebach. Die angehörigen Kommunen gelten im Rahmen dieser Benutzungsordnung als abliefernde Stellen. Die Bestimmungen der Benutzungsordnung gelten für die Benutzung von Druckwerken, Vervielfältigungen, Findmitteln und sonstigen Hilfsmitteln entsprechend.

§ 2  Benutzungsgenehmigung

(1)   Die Benutzungsgenehmigung ist für jedes Vorhaben schriftlich zu beantragen. Dabei sind Name, Anschrift und Staatsangehörigkeit der Antragstellerin oder des Antragstellers und, wenn die Benutzung im Auftrag Dritter erfolgen soll, auch der Auftraggeberin oder des Auftraggebers anzugeben. Darüber hinaus sind der Zweck der Benutzung und der Gegenstand der Nachforschungen möglichst genau zu bezeichnen. Die Antragstellerin oder der Antragsteller muss sich auf Verlangen ausweisen und gegebenenfalls die Bevollmächtigung der Auftraggeberin oder des Auftraggebers nachweisen.

(2)   Die Benutzungsgenehmigung gilt nur für das angegebene Vorhaben und den angegebenen Benutzungszweck und wird grundsätzlich für das laufende Kalenderjahr erteilt. Sie kann mit Nebenbestimmungen verbunden und auf Antrag verlängert werden.

(3)   Die Benutzungsgenehmigung ist einzuschränken oder zu versagen, wenn einer der in § 3 Abs. 2 Landesarchivgesetz (LArchG) genannten Gründe vorliegt. Sie ist zu versagen, wenn eine Sperrfrist nach § 3 Abs. 3 LArchG nicht abgelaufen ist und auch nicht gemäß § 3 Abs. 4 LArchG verkürzt werden kann. Ist der Ablauf einer Frist nach § 3 Abs. 3 Satz 2 LArchG dem Archiv nicht bekannt und auch nicht anhand der Find- und sonstigen Hilfsmittel feststellbar, hat die Antragstellerin oder der Antragsteller die ihr oder ihm bekannten Daten zur Ermittlung des Sachverhaltes beizubringen.

(4)   Eine bereits erteilte Benutzungsgenehmigung kann widerrufen, zurückgenommen oder nachträglich eingeschränkt werden, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Versagung oder Einschränkung nach Absatz 3 geführt hätten.

(5)   Die Benutzungsgenehmigung kann versagt werden, wenn die Antragstellerin oder der Antragsteller zuvor gegen die Benutzungsordnung oder das Landesarchivgesetz erheblich verstoßen hat oder aus anderen Gründen anzunehmen ist, dass für deren Einhaltung keine Gewähr geboten wird.

(6)   Die Versagung oder Einschränkung der Benutzungsgenehmigung ist schriftlich zu begründen.

(7)   Jede über den ausschließlich privaten Gebrauch hinausgehende Verwendung von Archivgut, insbesondere für Publikationen, geschäftliche und gewerbliche Zwecke, ist gesondert nach § 2 genehmigungspflichtig.

(8)   Die Benutzerinnen und Benutzer haben bei der Auswertung der aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnisse die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter zu wahren.

(9)   Abliefernde Stellen haben das Recht, das von ihnen selbst abgelieferte Archivgut jederzeit zu benutzen, wenn sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen; entgegenstehende Bestimmungen dieser Benutzungsordnung finden insoweit keine Anwendung. Die Art und Weise der Nutzung wird zwischen den abliefernden Stellen und dem Archiv im Einzelfall vereinbart. Dabei ist sicherzustellen, dass das Archivgut gegen Verlust, Beschädigung und unbefugte Benutzung geschützt und innerhalb eines angemessenen Zeitraums unverändert zurückgegeben wird.

§ 3  Persönliche Benutzung

(1)   Archivgut oder dessen für die Benutzung bestimmte Vervielfältigung ist grundsätzlich durch persönliche Einsichtnahme zu benutzen. Die Benutzung kann auch erfolgen durch:

1.      schriftliche oder in Textform gestellte Anfrage (§ 4)

2.      Ausfertigung und Übereignung von Vervielfältigungen (§ 5)

3.      Versendung von Archivgut (§ 6)

4.      Ausleihe von Archivgut (§ 7)

(2)   Die Benutzerinnen und Benutzer werden archivfachlich beraten. Sie müssen sich in allen Fragen der Benutzung an das Aufsichtspersonal wenden und seinen Anordnungen folgen. Sie haben keinen Anspruch auf Hilfe von Archivangehörigen beim Lesen von Archivalien, auf gleichzeitige Ausgabe einer größeren Anzahl von Archivalien oder auf einen unverhältnismäßig großen Arbeitsplatz.

(3)   Archivalien werden entsprechend dem jeweiligen Erhaltungszustand in Original, Abschrift oder Kopie vorgelegt. Die vorgelegten Archivalien und Findmittel dürfen nur in den dazu bestimmten Räumen des Archivs benutzt werden. Sie sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Es ist insbesondere untersagt,

1.      den Ordnungszustand des Archivguts selbstständig zu verändern oder Teile zu entnehmen,

2.      Beschriftungen oder Kenntlichmachungen jeglicher Art anzubringen oder Tilgungen vorzunehmen,

3.      Archivgut als Schreibunterlage zu verwenden oder Handpausen anzufertigen.

Beschädigungen und Fehler in der Reihenfolge der Schriftstücke sollen dem Archivpersonal gemeldet werden.

(4) In den Benutzerräumen sind Störungen zu vermeiden; Essen, Trinken und Rauchen ist nicht gestattet. Taschen dürfen nicht in die Benutzerräume mitgenommen werden; sie sind dem Aufsichtspersonal in Verwahr zu geben.

(5)   Archivgut, das innerhalb der Verwaltung benötigt wird oder dessen Ordnungs- oder Erhaltungszustand eine Vorlage nicht zulässt, kann zeitweise von der Benutzung ausgeschlossen werden.

(6)   Die Handbibliothek des Archivs ist für den Dienstgebrauch des Archivpersonals bestimmt. Soweit er es zulässt, steht sie auch den Benutzerinnen und Benutzern zur Verfügung. Bücher dürfen wie Archivalien nur in den Räumen des Archivs benutzt werden.

§ 4  Auskünfte

Auf eine schriftlich oder in Textform gestellte Anfrage wird schriftlich oder in Textform eine Auskunft erteilt, die in der Regel Hinweise auf das erschlossene einschlägige Archivgut sowie auf die entsprechenden Findmittel enthält. Ist eine kurzfristige Beantwortung nicht möglich, wird ein Zwischenbescheid erteilt. Ein Anspruch auf Auskünfte, die eine unverhältnismäßig lange Arbeitszeit erfordern, oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen innerhalb eines kürzeren Zeitraums besteht nicht.

§ 5  Vervielfältigungen

Vervielfältigungen und digitalisierte oder fotografische Reproduktionen von zur Benutzung freigegebenem Archivgut werden, soweit dies der Dienstbetrieb zulässt, durch Archivpersonal angefertigt. Dabei entscheidet das Archivpersonal über das jeweils geeignete Reproduktionsverfahren unter Berücksichtigung der für das Archivgut schonendsten Art der Vervielfältigung sowie der Geräteausstattung. Die Herstellung von Vervielfältigungen und digitalisierten oder fotografischen Reproduktionen ist zu versagen, wenn sich das Archivgut wegen seines Erhaltungszustands, seines Formats oder aus anderen Gründen nicht zur Reproduktion eignet.

§ 6  Versendung von Archivgut

(1)   Auf schriftlichen Antrag kann uneingeschränkt zur Benutzung freigegebenes Archivgut in begründeten Einzelfällen, in denen der Benutzungszweck weder durch persönliche Benutzung im Archiv der Verbandsgemeinde Dierdorf noch durch Übersendung von Reproduktionen erreicht werden kann, zur Benutzung an hauptamtlich verwaltete auswärtige Archive versandt werden. Wenn solche am Ort nicht vorhanden sind, kann die Versendung auch an wissenschaftliche Bibliotheken, an hauptamtlich verwaltete öffentliche Dienststellen oder an Gerichte erfolgen. Die annehmende Stelle muss sich verpflichten,

1.      das Archivgut in den Diensträumen unter ständiger fachlicher Aufsicht nur der Benutzerin oder dem Benutzer vorzulegen und für die weitere Benutzung die Bestimmungen dieser Benutzungssatzung zu beachten,

2.      das Archivgut den üblichen konservatorischen Anforderungen entsprechend sowie diebstahl- und feuersicher zu verwahren,

3.      das Archivgut nach Ablauf der vom Archiv bestimmten Benutzungsfrist in der von diesem bestimmten Versendungsart zurückzusenden und

4.      keine Kopien oder Reproduktionen von dem Archivgut anzufertigen.

      Die Benutzungsfrist soll sechs Wochen nicht überschreiten; sie kann auf Antrag verlängert werden. Die Versendung von Archivgut an Privatpersonen – ausgenommen Eigentümerinnen und Eigentümer – ist nicht zulässig.

(2)   Die Versendung von Archivgut ins Ausland ist nur mit Genehmigung des Bürgermeisters der Verbandsgemeinde Dierdorf zulässig.

(3)   Von der Versendung ausgeschlossen sind Archivalien, die wegen ihres Erhaltungszustands, wegen ihres Formats oder aus anderen Sicherheits- oder konservatorischen Gründen versendungsunfähig sind, sowie archivalische Findmittel.

(4)   Aus dienstlichen Gründen kann versandtes Archivgut jederzeit zurückgefordert werden.

(5)   Das Archiv kann die Versendung mit Bedingungen oder Auflagen verbinden. Insbesondere kann eine Versicherung gegen Beschädigung oder Verlust verlangt werden.

(6)   Die Kosten der Versendung und gegebenenfalls der Versicherung trägt die Benutzerin oder der Benutzer.

(7)   Die Versendung von Archivgut zur amtlichen Benutzung erfolgt nach Maßgabe der Absätze 1 bis 6 im Rahmen der Amtshilfe.

§ 7  Ausleihe von Archivgut

(1)   Uneingeschränkt zur Benutzung freigegebenes Archivgut kann zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen ausgeliehen werden, wenn der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann und gewährleistet ist, dass das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung oder unbefugter Benutzung geschützt wird. Die Herstellung von Reproduktionen von ausgestelltem Archivgut bedarf der Zustimmung des Archivs.

(2)   Leihgaben aus Depositalbeständen bedürfen der Zustimmung der Eigentümerin oder des Eigentümers.

(3)   Über die Ausleihe ist mit der Entleiherin oder dem Entleiher eine Leihvertrag abzuschließen.

(4)   Im Übrigen gelten § 6 Absätze 2, 3, 5 und 6 entsprechend.

§ 8  Veröffentlichungen

(1)   Bei der Benutzung von Archivgut in Veröffentlichungen ist jeweils die Herkunft durch Angabe von Archiv, Bestand, Nummer und Seite genau und eindeutig zu bezeichnen.

(2)   Die Benutzerinnen und Benutzer sind verpflichtet, von im Druck oder auf andere Weise vervielfältigten Arbeiten, die sie unter wesentlicher Verwendung von Archivgut verfasst haben, sofort nach Erscheinen dem Archiv ein Exemplar als Belegstück kostenfrei abzuliefern. Dies gilt auch für die Veröffentlichung von Reproduktionen. Wenn die Arbeiten nur teilweise auf Archivgut des Archivs beruhen, sind sie verpflichtet, die Veröffentlichung dem Archiv bibliographisch anzuzeigen und kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.

§ 9  Kosten der Benutzung

(1)   Für die Benutzung werden nach der Landesverordnung über die Gebühren für Amtshandlungen allgemeiner Art (Allgemeines Gebührenverzeichnis) vom 8. November 2007 (GVBl. S.277, BS 2013-1-1) und nach der Landesverordnung über die Gebühren im Bereich der Landesarchivverwaltung (Besonderes Gebührenverzeichnis) vom 9. Mai 2003 (GVBl. S. 74, BS 2013-1-21) in den jeweils geltenden Fassungen folgende Verwaltungs- und Benutzungsgebühren erhoben:

(2) Sind Gebühren nach dem Zeitaufwand zu bemessen, werden je angefangene Viertelstunde für Beamtinnen und Beamte sowie für Beschäftigte in vergleichbaren Entgeltgruppen

                        a) des höheren Dienstes                               15,20 EUR,

                        b) des gehobenen Dienstes                           11,34 EUR,

                        c) des mittleren Dienstes                                 8,40 EUR,

                        d) des einfachen Dienstes                                7,57 EUR

erhoben.

(3) Auslagen für Schreib- und Portokosten sind in den Gebühren enthalten.

§ 10  In-Kraft-Treten

Diese Benutzungsordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

 

 

Dierdorf, 11. September 2008